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11 consejos para gestionar mejor el tiempo

4 diciembre, 2018

El tiempo es oro y, si lo usamos bien, ¡puede ser aún más valioso! Un refrán de estructura más compleja explica el sentido de la frase proverbial “El tiempo es oro”: “El tiempo no es oro, pero vale más que el oro; se recobra el oro que se perdió; pero el tiempo perdido, no”. Este refrán es propio de las culturas modernas en que el tiempo y el espacio son de los bienes más apreciados.

“Work smarter, not harder”. No trabajes más duro, sino de manera más inteligente. Es una frase hecha de uso común en el mundo anglosajón. ¿Cómo podemos optimizar el tiempo que pasamos trabajando para no acabar el día con la sensación de que las horas se nos han escapado sin saber en qué?

Algunos consejos para gestionar mejor el tiempo y, en definitiva, para evitar perderlo:

1) Ponte objetivos reales

Plantéate objetivos a corto, mediano y largo plazo siendo realista con lo que crees que puedes lograr y verás cómo ir cumpliendo lo que te propones te motiva a seguir y seguir.

2) Organiza tu semana

Según Jeremiah Dillon, responsable de Product Marketing de Google Apps for Works, hay que tener en cuenta los diferentes niveles de energía que tenemos durante la semana para llevar a cabo distintas tareas en los diferentes días:

  • El lunes aún estamos calentando motores y es un día apropiado para organizarse.
  • El martes y el miércoles hay que aprovechar el “pico de energía” para abordar los problemas más difíciles.
  • El jueves la energía empieza a menguar, es ideal para programar reuniones.
  • El viernes, cansados ya de toda la semana, se puede planificar a largo plazo y hacer networking con los compañeros.

3) Haz una “lista de deberes” diaria

Tener visión de conjunto sobre los trabajos pendientes ayuda a planear cómo vamos a llevarlos a cabo. Intenta dividir los grandes proyectos en tareas más pequeñas que psicológicamente no resulten cargas tan pesadas. La realización de cada una de estas pequeñas partes será un paso más hacia la cima. La improvisación se debe dejar sólo para cuando no haya otra opción. Hay quien recomienda hacer este listado el día anterior, para que su confección no se convierta, al día siguiente, en una tarea en sí misma.

4) Prioriza: lo más importante, primero

Hay que darle prioridad a lo que sabes que es más importante, que podrás terminar antes o que sabes que te será más fácil en ese momento. La regla de oro de la gestión del tiempo es acometer primero las dos o tres tareas que encabezan la lista, puesto que son las que hemos identificado como prioritarias para ese día. Una vez realizadas, se puede pasar a otras cosas. No dejes para más tarde lo que debas estar haciendo ahora y empieces por lo más sencillo o lo que más te gusta, o te irás a casa con la sensación de no haber cumplido tus obligaciones.

5) Empieza por lo que menos quieres

A veces empezar por lo peor nos puede parecer una mala idea y motivarnos cero, pero si nos enfrentamos de buenas a primeras con eso que más nos estresa, lo que sigue será más fácil sin duda. Intenta poner esto a prueba y concéntrate al máximo en hacer eso que más te inquieta: no será fácil, pero lograrlo te facilitará el día y aumentará tu productividad.

6) Concéntrate en una única tarea

A pesar de que en el pasado reciente se nos ha invitado a ser “multitaskers”, los expertos promueven ahora la concentración en una única tarea, realizada con total atención y sin distracciones. La multitarea hace que ninguna de las faenas se complete de manera óptima.

7) Evita las distracciones y las interrupciones

Identifica cuáles son tus principales “ladrones de tiempo”: Twitter, Facebook, email, Whatsapp… Deja el teléfono de lado, cierra el navegador y el email y vuelve al punto 6: ¡concentración!

8) Date recompensas: tómate descansos y ten claro cuándo es mejor parar

Date pequeños “premios” como un café al terminar un informe, un pequeño respiro leyendo algún artículo que te interese después de una reunión o lo que sea que te desestrese en la oficina después de lograr algún objetivo que te hayas propuesto. Verás cómo estos pequeños premios te impulsan y motivan para lograr más y más. Aunque a priori pueda parecer un contrasentido, tomarse descansos regulares ayuda a mantenerse despejado, a mantener la concentración y a aprovechar mejor el tiempo que dedicamos al trabajo.

9) Trabaja en equipo y delega

A veces ser más productivo es distribuir el trabajo de manera más inteligente. No se trata de poner a alguien más a hacer lo que te corresponde, pero sí que a la hora de organizar el trabajo, sepas delegar y entiendas que a veces no hace falta que tú solo lo hagas todo. Si trabajas en equipo, aprovechad esta ventaja y repartíos el trabajo de una manera que sea beneficioso y útil para todos.

10) Reduce el número de reuniones

Muchas de las reuniones que organizamos podrían ser más cortas, incluir un menor número de personas o, incluso, realizarse de maneras alternativas sin necesidad de reunirse de forma presencial.

11) Aprendre a saber decir “no”

Una lección importante en el trabajo es aprender a decir que no cuando no puedes porque ya tienes mucho trabajo o no tienes tiempo. A veces intentamos abarcar más de lo que podemos y lo único que esto consigue es hacérnoslo más difícil a la hora de ser productivos, de lograr todo lo que queremos y de alcanzar nuestras metas.

Sobre el autor:

Communication & Marketing Manager comunicacion@etalentum.com

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