El teletrabajo es un concepto ya bien establecido, que sin embargo y dependiendo de la empresa ha tenido sus defensores y detractores. Se relaciona, en general, dos conceptos principales: por un lado, con la conciliación de la vida personal y profesional; y por otro, con la obtención de los mejores profesionales independientemente de la ubicación geográfica del centro de trabajo en el que su conocimiento sea necesario.
Para plantearnos qué técnicas son necesarias en el teletrabajo, debemos pensar en qué cosas cambian cuando no trabajamos desde la oficina.
Teletrabajo: cómo organizarse en casa
Dependiendo de tu empresa y tu puesto, la ergonomía de la mesa y sillas que tengas en la oficina y en casa puede variar. En general, el problema suele estar en la silla ergonómica, que si no se tiene es muy difícil de improvisar. Y trabajar desde el sofá, la cama o la silla de la cocina o el salón puede llevar a problemas de espalda o de articulaciones en poco tiempo. ¿La solución? Alternar con escritorios altos. En internet puedes ver ahora mismo muchas personas compartiendo sus ingeniosas soluciones para montar un despacho en casa (busca términos como «improvised standing desk» o «ironing board standing desk, o mira este artículo: https://www.newshub.co.nz/home/lifestyle/2020/03/coronavirus-people-share-hilarious-makeshift-home-office-setups-while-self-isolating.html, pero por favor no compres cien rollos de papel higiénico para hacerte una mesa).
Queda claro que estar en el espacio de la oficina rodeados de gente trabajando nos pone en un modo mental concreto. Pero, ¿y cuando estamos en casa, qué puede ayudarnos a concentrarnos y organizarnos el tiempo de modo eficiente?
Espacio
Establece un rincón de la casa dedicado al trabajo, dentro de lo posible separado de las zonas de descanso, preparación de comida o paso de otras personas. Elimina de ese rincón las distracciones, esto es, todo lo que no tenga que ver con tu labor: comida, libros pendientes, dispositivos electrónicos innecesarios para la tarea que tienes entre manos, y por supuesto donde no veas las tareas pendientes del hogar que puedan «secuestrar» tu atención. Agua, papel, y algo para escribir cuando tengas que ejercer tu creatividad, y el portátil cuando tengas que transmitir datos al exterior. Nada más.
Tiempo
Hazte un horario con bloques de tiempo. Decide qué horas del día vas a dedicar al teletrabajo y dividelas en fragmentos manejables. Si compartes tu espacio de trabajo doméstico, durante los ratos de concentración, pon una señal de «no molestar» o «no interrumpir» para reducir las interrupciones al menos en parte. Para gran cantidad de personas la técnica más efectiva de distribución del tiempo es el «Pomodoro»:
- Dividir los objetivos y tareas en bloques y elegir una.
- Poner un temporizador de 25 min (con el móvil o un reloj de cocina sirve).
- Trabajar en la tarea de manera intensiva (¡sin distracciones!) hasta que suene.
- Marcar ese bloque como completado y elegir cuál será el siguiente
- Hacer una breve pausa que implique levantarse, estirarse, rellenar la botella de agua, esas cosas.
- Cada cuatro bloques, hacer una pausa más larga.
Si vas a teletrabajar, hay muchas aplicaciones muy útiles para «hacer pomodoros», cada una con sus ventajas específicas. Una que te ayuda a eliminar distracciones es Forest (https://www.forestapp.cc). Con Forest, cuando empiezas un pomodoro se planta un arbolito… si te distraes antes de que acabe el pomodoro, el árbol digital «muere». Te sorprenderá lo que eres capaz de no distraerte por salvar a tu árbol digital y seguir creando tu bosque. También puede ser un buen momento para empezar un Bullet Journal (https://medium.com/espanol/mi-experiencia-despu%C3%A9s-de-un-a%C3%B1o-usando-el-m%C3%A9todo-bullet-journal-e54126fc187c) e ir apuntando qué estás terminando cada día.
Mente
- Cuida tu salud mental dedicando unos minutos al día a la meditación. Pasar mucho tiempo en el mismo espacio puede resultar claustrofóbico. Al fin y al cabo, se ha demostrado que muchas personas prefieren los electroshocks a la soledad con los propios pensamientos (https://science.sciencemag.org/content/345/6192/75). Pero una mente en paz consigo misma, con el aquí y ahora, es capaz de sacar el máximo rendimiento profesional y personal a las situaciones a las que se esté enfrentando.
Cuerpo
- Cuida tu salud física dedicando unos minutos al día al ejercicio. Muchas personas tienen como único ejercicio el camino de ida y vuelta al trabajo. Prueba a hacer ejercicio en casa con aplicaciones como You Are Your Own Gym (iOS: https://apps.apple.com/es/app/bodyweight-training-your-gym/id416981420 o Android: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.leafcutterstudios.yayog&hl=en_US) o juegos de deporte, como por ejemplo Boxing Fitness para Nintendo Switch (https://www.nintendo.es/Juegos/Nintendo-Switch/Fitness-Boxing-1451183.html).
Teletrabajo: cómo organizarse con equipos remotos
En la oficina, aparte de trabajar independientemente, interactuamos con otras personas. ¿Cómo podemos llevar esta función del trabajo al teletrabajo?
Teletrabajo: cómo sincronizarse con el equipo
Una de las desventajas del teletrabajo es la pérdida de la sensación de pertenencia. Aunque muchas empresas tienen ya un grupo de WhatsApp para los avisos «importantes» (o los memes y fiestas de cada departamento), a la hora de ponerse serios a trabajar no hay nada que rivalice con Slack (https://slack.com/intl/es-es/), la herramienta de coordinación de equipos a través de canales de chat. Así se pueden separar las conversaciones por proyectos, temas e incluso tener uno reservado solo para la diversión. La capacidad de integrarlo con otras herramientas es lo que lo hace aún más potente.
Teletrabajar y verse las caras
Puedes tener reuniones teletrabajando, aunque verás que se reducen debido a la dificultad añadida. Esto no tiene por qué ser malo: puede que su reducción las haga más agradables y eficientes. Al fin y al cabo, el objetivo de una reunión es obtener un consenso, no simplemente recoger información o comunicarla. Es cierto que muchas reuniones que tenemos deberían ser un correo electrónico, y ahora lo serán. Para el resto, te recomendamos las siguientes herramientas de videoconferencia:
- Skype, el clásico que no defrauda. Ahora mismo se pueden hacer salas de videoconferencia con varias personas, no solo uno a uno. Es cierto que sus prestaciones de seguridad podrían ser mejores, pero acaba siendo la solución para cuando la configuración de los distintos equipos es muy diferente (Windows, Mac, Linux, dispositivos móviles iOS o Android).
- Google Hangouts, especialmente útil si en tu empresa ya usáis Google Apps y está activado, gracias además a la integración con Google Calendar que crea automáticamente la sala cuando se pone una reunión entre varias personas.
- Zoom, para videoconferencias y seminarios en línea que convenga grabar, o escribir en pizarra compartida.
Teletrabajo y redacción de documentos en equipo
Con estas herramientas varias personas pueden estar redactando el mismo documento a la vez sin tener que enviarlos de ida y vuelta.
- Google Docs, Google Spreadsheets y Google Slides son las herramientas de Google para crear documentos compartidos, con varias opciones de control de acceso y escritura. Puedes escribir en el documento y tener a la vez abierto en el lado derecho un chat que te permita comentarlo con tus compañeros. Además, la función de insertar comentarios creará un hilo separado para cada punto conflictivo, y cuando quede listo podrá marcarse como «Resuelto». Recuerda que si tu conexión a internet es inestable, si usas Chrome puedes activar la opción de trabajo sin conexión (https://support.google.com/drive/answer/2375012?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=es).
- Dropbox tiene ya desde hace varias versiones la posibilidad de no solo compartir los documentos sino también trabajar en ellos en equipo. La ventaja es que puedes trabajar con las aplicaciones de Microsoft Office de tu ordenador directamente, y las caídas de la conexión a internet no te afectarán tanto.
El teletrabajo es una gran opción para tu equipo, ya que gracias a él pueden organizar su tiempo mejor y llevar una vida más equilibrada. ¿Has considerado dar libertad de teletrabajo en tu empresa? Si no es así, te invitamos a probarlo, ya que para la atracción de talento es un gran factor y forma parte del salario emocional de tus trabajadores. Si cuentas con un equipo feliz, ellos mismos acabarán por contribuir al employer branding y a la fase de atracción de la metodología Inbound recruiting.
